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脚踏实地 锐意进取
档案星级竞赛活动取得实效

南岗区档案局

 

按照市档案局在全市档案系统开展“档案服务新战略新跨越、服务民生”星级竞赛活动(以下简称“星级竞赛”活动)方案的总体要求,南岗区档案局(馆)在区委、区政府的正确领导下,积极参与并投入到星级竞赛活动中,经过一年多的努力,档案基础工作达到了“星级竞赛”活动考核标准,档案工作总体水平有了大幅提高,取得了显著的成效。

 

一、区委、区政府的高度重视和支持是参与竞赛活动的重要组织保障

 

南岗区档案局在参与、申报“星级竞赛”活动过程中,始终得到区委、区政府的高度重视和支持。主管档案工作的区委副书记李玮同志非常重视档案工作,多次主动听取南岗区档案局参与开展“星级竞赛”活动情况,并及时与区相关部门沟通协调,帮助区档案局解决在开展“星级竞赛”活动中遇到的问题和困难。一是协调区有关部门,将档案工作纳入《南岗区国民经济和社会发展十二五规划》,明确提出了“加强档案规范化管理和档案数字化管理”内容;二是帮助解决了区档案馆保护费问题,由过去的每卷2元调整至每卷3元,并列入财政预算。同时,着力解决了数字化专项经费18万元、档案征集费用5.1万元、档案编研费用4.68万元、修缮档案库房屋顶5万余元等等;三是积极协调建设独立档案馆问题,已形成几个方案,此项工作正在进行中。

 

二、加强档案资源体系建设,筑牢星级竞赛活动的基础

 

档案资源体系建设是开展好星级竞赛活动的基础,没有资源,就无法为社会提供有效的服务。所以,我们从源头做起,全方位,多角度开展档案的接收和档案资源整合工作,力求构建门类齐全、内容丰富、载体多样的地方特色档案资源体系。南岗区档案馆从2011年10月开始,先后接收了重点建设项目档案(保健路改造工程档案)136盒;破产企业档案39233卷;民生档案4549卷(其中,卫生防疫和疾病控制档案500卷、艺术档案3盒、人口普查档案147卷、家庭档案12盒、地名普查档案17盒,审计档案553卷、人物档案80盒、环保专业档案668盒、干部死亡档案232盒、司法援助档案311卷);新农村建设档案资料50余册、光盘40盘;征集民间艺人档案3件,极大丰富了馆藏档案资源,馆藏档案结构得到进一步优化,为开展竞赛活动打下丰厚的档案资源基础。

 

三、加快档案信息化建设速度,为开展星级竞赛活动助力

 

现代化管理技术的应用是提高档案服务质量和工作效率的保障。按照“星级竞赛”活动的要求,我们加快了馆藏档案的数字化进程。积极推进目录数据库、全文数据库和多媒体数据库建设。目前,已经完善了案卷级和文件级目录数据库、全文数据库及多媒体数据库的建设工作。案卷级数据库中,形成数据19,562条,已达到馆藏量的100%;文件级数据库中,形成数据135,493条,已达到馆藏量的100%;全文目录数据库中,形成数据292,278页,馆藏永久档案已完成50%以上;多媒体数据库中,8盘录像带、124张馆藏老照片全部完成数字转换并在数据库中链接,馆藏影像档案数字化已达到的100%。

 

此外,我局积极贯彻落实《哈尔滨市档案信息化建设实施意见》规定,建立了局域网,配备了泰坦超越2000网络版的正版软件,申请了南岗区档案信息网独立网站域名:http://dangan.hrbng.gov.cn, 在内外网之间实现了物理隔离,链接了政务网,并在政务网、互联网提供已公开现行文件、开放档案目录查询、全文查询和在线咨询等档案服务,受到广大群众的欢迎。

 

四、加强档案服务利用体系建设是星级竞赛最终目的

 

服务利用是档案工作永恒的主题,开展“星级竞赛”活动的最终目的就是提升档案服务能力,最大发挥档案的作用。为此,南岗区档案局把加强档案服务利用体系建设作为工作重中之重,常抓不懈。

 

一是多渠道提供服务。为了更好地为南岗区中心工作服务,为各机关单位、为老百姓服务,我局采取了窗口式办公,简化手续,方便快捷,优质服务;同时还利用网站,设置了开放档案查询、现行文件查询、在线咨询、档案博客、网上展览等窗口,多方面多渠道开展服务利用工作。从开展星级竞赛以来,共接待查档人员765人次,查阅档案3806卷次,受到有关领导和广大群众的好评。2011—2012年期间,我们根据国家《档案馆开放档案暂行办法》规定,对凡馆藏内自形成之日起满三十年的档案进行鉴定,分期分批地向社会开放,并在南岗档案信息网上挂接目录和全文。修订了《档案查阅制度》、《档案利用制度》,简化了利用档案手续,方便群众查阅利用。

 

二是打造档案文化精品。为充分发挥档案工作在创建文化名城、创建全国文明城市中的独特作用,我局以纪念建党90周年宣传活动为契机,深入挖掘档案文化资源,开发档案文化产品,拍摄录制了《南岗区革命遗址纪录片》,编辑出版了《追寻革命先辈的遗迹》、《南岗区执政实录》、《南岗区组织史资料》等档案史料,印刷了《南岗区档案馆指南》等,真正将“死档案”变成“活资料”,使“档案馆”变为“思想库”。

 

三是广泛开展档案宣传。为迎接中国共产党的十八大胜利召开,回忆党的历史,歌颂党的丰功伟绩,展示中国共产党91年的奋斗历程以及南岗区优秀共产党员的风采,我局联合南岗区委组织部、区委党史研究室于8月28日共同举办了《党的光辉历程》档案资料展。这次展览是南岗区委、区政府紧紧围绕文化大发展、大繁荣,创建全国文明城市重要活动内容之一。通过档案,早期的报刊、杂志、实物等,展现了我国革命、建设和改革开放的辉煌成就,展现了优秀共产党员时代的风采,对全区党员干部群众进行了最有说服力的爱党、爱祖国、爱社会主义的教育。此外,我局结合《档案法》颁布25周年,举办了“提高全民档案意识,让档案工作服务群众需要、贴近百姓生活”为主题的档案宣传周活动。采取现场解答问题,走上街头散发宣传品、开展档案利用咨询服务等形式宣传档案工作。向过往行人发放《档案法》、《哈尔滨市档案征集办法》、《南岗区档案馆馆藏介绍》及《爱国主义教育基地展厅内容简介》等宣传单1000余份。依据《哈尔滨市企业职工档案丢失损毁补办认定办法》、《企业职工档案丢失损毁补办认定工作程序》等有关规定,现场解答了百姓关心的职工档案方面的问题。利用南岗区 “激情广场”电子屏及局机关电子屏滚动播放档案宣传内容字幕,广泛进行档案普法和档案依法行政工作宣传。南岗区爱国主义教育基地展厅在活动周期间全天向社会开放。通过宣传活动,既让档案更加贴近百姓,面对面地为市民解答问题,服务民生需求;又实现了宣传档案工作在围绕中心大局,服务新战略新跨越、服务创建文化名城、服务民生等方面如何发挥独特作用的目的。

 

五、加强档案安全体系建设,为星级竞赛活动开展提供安全保障环境

 

实体档案具有唯一性、电子档案具有易泄露性的特点,使档案安全成为档案管理中最重要的一环,责任重大,马虎不得。因此,我们始终坚持把档案的安全管理作为一项重要工作来抓。始终牢固树立“安全第一,预防为主”和“档案安全无小事”的思想,坚决防止松懈、侥幸心理,确保档案安全万无一失。

 

一是健全制度,用制度管人管事。我们成立了以局长为组长的档案安全工作领导小组,建立健全档案安全管理制度,分别制定了《南岗区档案局档案工作突发事件应急预案》、档案库房安全防护、档案馆档案安全保卫、档案保管、保密等制度。同时,为保障库房安全,在三处档案库房均安装了安全监控、自动报警、灭火器、温度测量计与调控设备,防有害生物设施等,并配备了专人24小时值班,建立了人、物、技、联“四防”一体化的档案安全综合防范体系。

 

二是强化档案安全意识。为深入提高全局干部职工安全意识,切实推进局(馆)“四防一体化”建设,使每一位同志掌握防范、灭火、自救、逃生知识,今年4月24日下午,我们邀请黑龙江省消防知识培训中心王教官来局进行消防安全讲座。王教官从火灾发生的原因,如何在第一时间内进行自救、如何针对不同环境选择不同灭火器进行灭火、如何报警、如何进行紧急逃生等进行了详细的分析和讲解,并现场演示了灭火器、防毒面具和消防应急灯的操作,让大家在消防案例中,对突发事件的应急措施有更深的了解。同时,在9月19日,组织全局同志到红旗乡库房进行了一次“防火”、“防盗”模拟演练,通过模拟演练,使全体同志掌握了防火、防盗的基本技能,提高了防火、防盗的安全意识,增强了应急处理能力,进一步完善了档案安全体系,为更好地履行“为党管档、为国守史”的神圣职责提供有力保障。

 

三是采取措施,抢救重要历史档案。我们本着边全文扫描,边对褪色、退变和破损的重要历史档案进行科学抢救的原则,目前,馆藏档案抢救率已达90%以上,有些档案破损严重,除采取修复外,复制后再提供利用,原件及时封存以免再损坏。在接收归档的文书档案时,都能认真检查交卷的质量,发现有不齐全和破损的档案时,能及时责令交卷单位认真整改,切实保障了档案实体的安全。

 

四是加强数据异地备份工作。我局将1948年-2012年已录入的重要档案资料做了数据备份,其中包括:案卷级目录19562条、卷内目录101962条、归档目录37579条、全文44312件。总量为:66.2G, 9张光盘,一式两份,共18张光盘,经市档案局技术处检验合格,为有效备份。

 

南岗区档案局在开展“星级竞赛”活动中,结合实际进行了一些探索和尝试,取得了阶段性成效,但按照“星级竞赛”活动四星级标准的要求还有一定差距和不足。我们将在今后工作中,向更高的标准看齐,虚心学习,苦练内功,夯实基础,求实创新,全力推进南岗区档案工作整体迈向新台阶。

 

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